年末年始は、クリニックにとって通常とは異なるスケジュールや運営体制が求められる時期です。この期間をスムーズに乗り越えるために、事務長が心がけるべきポイントを整理しました。
1. 診療スケジュールとスタッフ体制の調整
年末年始は診療日数が限られ、患者数が増減する場合があります。以下の点を確認し、対応策を事前に準備しましょう。
- 診療日や時間の変更がある場合は、院内掲示やウェブサイト、SNSなどで早めに告知。
- 休診期間中の対応として、緊急連絡先や提携医療機関の情報を患者さんに提供。
- スタッフの休暇希望を取りまとめ、シフトの過不足がないか確認。
2. 在庫管理と設備の確認
年末年始は発注業務が制限されるため、医薬品や消耗品の在庫を事前に確認しておくことが重要です。
- 消耗品（マスク、手袋、消毒液など）の適切な在庫量を確保。
- 診療機器や設備の不具合がないかを点検し、必要な修理や保守を済ませておく。
3. 患者対応の強化
年末年始はインフルエンザや胃腸炎など季節性の疾患が増える時期でもあります。
- 繁忙期に対応できる受付体制を整え、待ち時間が長くならないよう工夫。
- 予約管理システムの確認や、急患対応のフローを見直す。
- 患者さんが安心して来院できるよう、感染対策を徹底。
4. スタッフの心身のケア
年末年始はクリニックスタッフにとっても忙しい時期です。モチベーションを保ち、健康を守るためのサポートを心がけましょう。
- 感謝の気持ちを伝える年末の挨拶や、ささやかな慰労品の準備。
- スタッフがリフレッシュできるよう、勤務の合間に適切な休憩を確保。
5. 年始業務の準備
年始にスムーズな業務を開始できるよう、以下を事前に準備しておきます。
- 年始初日のスケジュール確認と、来院が予想される患者さんへの配慮。
- 年度末に必要となる業務（書類整理や行政手続き）の準備を進めておく。
6. 緊急時対応の確認
万が一の緊急事態にも対応できるよう、事前の準備が欠かせません。
- 緊急連絡網の更新と周知。
- 災害や停電などのリスクに備えた非常用設備（発電機、非常食、医療器具）の点検。
- 院内のセキュリティ対策の見直し。
7. 事務長としての心構え
クリニック全体を見渡す立場として、スタッフや患者が安心して過ごせる環境を作ることが事務長の役割です。
- 明確な指示や情報共有で混乱を防ぐ。
- 自身も体調管理を徹底し、冷静に対応できるよう準備する。
まとめ
年末年始は、クリニックにとっても患者にとっても特別な期間です。この時期を安全かつスムーズに乗り越えるためには、事前の準備とスタッフの協力が欠かせません。事務長として、万全の体制で新年を迎えられるよう、今から計画的に取り組みましょう。