前回のお話
メール送信時に気を付けるべきポイントとして、「宛先の確認」「件名の明示化」「本文の簡潔な記載」「添付ファイルの再確認」「送信後のフォロー」についてお伝えしました。今回は、メール受信時の対応に焦点を当てます。

メール受信時のポイント

1. メール確認の習慣をつける

• 朝一、昼食後、帰宅前など、一日に複数回、定期的にメールを確認する。
• 緊急性や重要性を判断し、対応の優先順位をつける。

2. 受信確認と返信

• 即対応できない場合でも、「受信しました」と簡単に返信。
• 期限がある場合はスケジュールに登録し、対応が難しい際は早めに連絡を。

3. 添付ファイルの確認

• ファイルを開く前に、送信者と内容を確認し、安全性をチェック。
• ダウンロード時にはウイルスチェックを行う。

4. メールの整理

• 対応が必要なメールはフォルダやタグで分類。
• 重要な指示や情報は社内システムやメモに記録。

5. 未読メールを放置しない

• 必要なメールはその日のうちに確認。
• 未読メールが増えないよう、定期的に整理する。

6. 不審なメールに注意

• 不審な内容や見覚えのない送信者からのメールは開かない。
• フィッシング詐欺やスパムの可能性がある場合はIT部門や上司に報告。

最後に
メールはあくまで文字だけのコミュニケーションツールです。そのため、細かなニュアンスが伝わりづらく、誤解が生じることもあります。特に感情を含む内容やデリケートな話題では、電話や対面でのフォローが大切です。相手の立場に立った対応を心がけ、メールと他の手段を上手に使い分けていきましょう！

医療DXが進む中、メール活用の重要性はますます増しています。皆さんもぜひ一度、日頃の対応を見直してみてください。